17/09/2021

CQTF7

Quali sono le “modalità che garantiscano la certezza della data di ricezione” (art 5, comma 2) con la quale l’amministrazione deve inviare l’informativa agli assunti dal 02/01/2019?

 

L’informativa che l’amministrazione fornisce al nuovo assunto deve essere trasmessa attraverso strumenti/mezzi che garantiscano la certezza della data di ricezione della stessa (art. 5, comma 2). La casella di posta elettronica istituzionale è un valevole strumento utilizzabile per trasmettere l’informativa in questione. Ricordiamo, a tal fine, la Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie del 27/11/2003 (GU n. 8 del 12/1/2004) “Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni” che recita, fra l’altro, <<…l'utilizzo della posta elettronica quale valido mezzo di trasmissione di documenti informatici è già previsto dall'art. 14 del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, approvato con decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, che consente di utilizzare la posta elettronica quale strumento sostitutivo o integrativo di quelli già ordinariamente utilizzati. Appare, perciò, necessario che le pubbliche amministrazioni provvedano a dotare tutti i dipendenti di una casella di posta elettronica (anche quelli per i quali non sia prevista la dotazione di un personal computer) ……..quanto alla certezza della ricezione del suddetto documento da parte del destinatario, il mittente, ove ritenuto necessario, può richiedere al destinatario stesso un messaggio di risposta che confermi l'avvenuta ricezione…>>.

http://www.funzionepubblica.gov.it/articolo/dipartimento/26-05-2009/direttiva-n-209-relativa-allutilizzo-di-internet-e-della-casella-di

Si suggerisce, infine, di rispettare le regole base di netiquette quali:
• - scrivere l’oggetto del messaggio in maniera breve, chiara e precisa;
• - al fine di proteggere i dati e la privacy dei propri interlocutori, se il messaggio è inviato a più destinatari non diffondere gli indirizzi di posta di tutti i destinatari, ma utilizzare il Ccn, in questo modo gli indirizzi delle persone inserite in Ccn saranno visibili solo dal mittente;
• - utilizzare la “ricevuta di ritorno” e la modalità “priorità alta”.
Naturalmente, a fronte dell’opzione della casella di posta elettronica istituzionale l’amministrazione può utilizzare la “posta elettronica certificata” (PEC) che ha lo stesso valore legale di una raccomandata tradizionale.
Qualora non sia in alcun modo possibile l’invio a mezzo mail istituzionale o PEC, si può comunque utilizzare la “raccomandata con ricevuta di ritorno”, ancorché tale mezzo risulti più oneroso.